[AI] 사내 FAQ, 이제는 챗봇이 응답합니다

안녕하세요, 하루 코딩입니다.
오늘은 사내에서 자주 발생하는 반복 질문들을
AI를 활용해 자동 응답하는 시스템으로 바꾸는 방법을 소개합니다.
이전 글에서 보고서, 인수인계, 공지문 등을 자동화했듯,
이번엔 “계속해서 묻는 것”에 답하는 자동화입니다.

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🙋‍♀️ 왜 FAQ가 반복될까?

• 사내 규정은 문서화되어 있지만 찾기 어렵고,
• 사람은 기억보다 ‘물어보는 게 빠르다’고 생각합니다
• 결과적으로 같은 질문을 반복해서 받는 일이 많습니다

💥 대표 사례

• “휴가 신청 어디서 하죠?”
• “회의실 예약 시스템 주소가 뭐였죠?”
• “ERP 비밀번호 재설정은 어디서?”
• “출퇴근 기록 수정 방법 알려주세요”

→ 이 모든 질문을 수작업 대응하고 있다면, 이제 바꿔야 할 때입니다.

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🤖 AI FAQ 시스템 구축 흐름

1. 사내 문서 or Q&A를 AI에 학습시키기

• 방법 ①: FAQ 문서를 GPT에 붙여넣기
• 방법 ②: 사내 가이드북(PDF, 워드 등)을 벡터DB에 연결
• 방법 ③: SharePoint, Notion 등의 URL을 연동해 문서 기반 응답 가능

💡 예시 프롬프트

“다음은 사내 휴가 규정입니다. 이걸 기반으로 AI가 질문에 응답하도록 해줘.”

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2. 챗봇 환경에 연결

• Microsoft Teams, Slack, Notion, Web UI 등 다양한 채널에 연결 가능
• Azure Bot Service, Rasa, Kore.ai, Dialogflow 등의 챗봇 플랫폼 활용
• GPT API 연동으로 자연어 기반 질의응답 구현

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3. 운영 & 관리 팁

• 관리자용 “답변 기록 확인” 기능 필수
• 틀린 응답 학습을 위한 피드백 루프 구축
• 중요 질문은 '고정 답변' 등록 + 하이라이트 처리

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💼 어떤 부서에 특히 유용할까?

• 💼 인사팀 (연차, 복지, 급여 관련 질문)
• 🧑‍💻 IT팀 (계정, 접속, 시스템 이슈 응답)
• 🧾 총무팀 (예약, 복리후생, 운영지침)
• 📦 구매/자산팀 (요청서 양식, 절차 안내)
• 🧠 교육팀 (온라인 학습, 이수 기준 등)

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🎨 오늘의 네컷만화: 자꾸 묻는 질문, AI가 답함

1. 팀원: “이거 또 물어보면 눈치 보이는데…”
2. 동료: “그냥 AI 챗봇에 물어봐, 요즘 다 대답해줘.”
3. 챗봇이 친절하게 답변: “휴가 신청은 그룹웨어 ▶ 인사 ▶ 연차관리에서 가능합니다.”
4. 팀원: “이제 반복질문 안 해도 되겠다!” (만족의 미소)

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마무리하며

AI FAQ 시스템은 단순한 자동응답이 아니라,
조직의 지식 자산을 구조화하고 빠르게 전달하는 핵심 도구입니다.
반복 응답으로 시간을 낭비하는 대신,
사람은 전략적 판단에 집중하고, 질문은 AI가 처리하게 해보세요.

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