[AI] 업무 매뉴얼도 자동으로 작성하는 시대

안녕하세요, 하루 코딩입니다.
오늘은 반복되는 문서 중 하나인 **업무 매뉴얼(SOP)**을 AI로 자동화하는 방법을 소개합니다.
이전 글에서 메일 분류나 회의 요약처럼 ‘일상적인 정리 업무’에 AI를 활용했다면,
이번엔 지식 공유와 프로세스 전파에 집중한 실전 사례입니다.

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📄 매뉴얼, 왜 작성이 어려울까요?

• 막상 ‘어떻게 설명해야 할지’ 막막합니다
• 바쁜 실무 속에서 매뉴얼은 늘 우선순위 뒤로 밀립니다
• 작성자마다 포맷이 달라, 일관성 없는 자료가 쌓입니다

하지만 신규 직원이 오거나, 시스템이 바뀌거나, 외주사에게 내용을 넘길 때
정리된 문서가 없으면 결국 커뮤니케이션 병목이 발생하죠.

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🤖 AI로 업무 매뉴얼을 작성하는 3단계

1. 업무 흐름을 대화로 설명

"이 작업은 고객이 요청하면 메일 확인 → ERP 등록 → 승인 요청 순서예요."

→ 이걸 ChatGPT에 넣고 "매뉴얼 형식으로 정리해줘" 라고 하면?

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### 고객 요청 처리 매뉴얼 1. 고객 메일 확인 2. ERP 시스템 로그인 3. 고객 정보 등록 4. 승인 요청 진행 5. 완료 후 회신

2. 스크린샷 + 설명 조합 자동화

• AI 비서에 "이 화면은 어디에 사용돼?" 묻거나
• 자동 캡처된 화면과 입력 필드명을 전달하면
  → 입력 가이드도 자동 생성됩니다.

3. 표준 템플릿으로 통일화

"모든 매뉴얼은 1) 목적, 2) 절차, 3) 주의사항으로 정리해줘."

→ AI가 정리한 결과를 복사해서 바로 매뉴얼 저장소에 넣을 수 있습니다.
📌 Notion, Confluence, SharePoint 등과도 매우 잘 어울립니다.

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💡 언제 가장 유용할까요?

• 신규 입사자 교육 자료 만들 때
• 외주 개발팀에게 사내 시스템 설명할 때
• 매번 묻는 업무 처리 순서를 정리해둘 때
• RPA 설계 전에 업무 플로우 정리할 때

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🎨 오늘의 네컷만화: AI가 만든 매뉴얼

1. 실무자: "이거 매뉴얼로 써야 하는데… 어디서부터 해야 하지?"
2. 동료: "일단 설명해봐, AI가 정리해줄걸?"
3. AI가 순서대로 매뉴얼 문서를 완성
4. 실무자: "이제 문서 작성이 두렵지 않다!" (환한 미소)

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마무리하며

업무는 빠르게 변화하는데, 지식은 뒤처지는 경우가 많습니다.
이제는 "잘 정리된 문서"도 AI가 대신 써주는 시대입니다.
정리가 늦어진 업무 매뉴얼, 오늘 한 번 AI에게 맡겨보세요.

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🏷️ 태그

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