[AI] 사내 문서 검색 자동화 – GPT로 지식 탐색을 바꾸는 방법

안녕하세요, 하루 코딩입니다.
오늘은 사내 문서를 쉽고 빠르게 찾고 요약할 수 있도록 도와주는
GPT 기반 문서 검색 자동화 시스템을 소개합니다.
업무 중 자주 마주치는 문제,
“그 문서 어디 있었지?”, “이 양식은 최신인가요?”, “지난번 SOP 변경 내용 기억나요?”
이제 GPT가 해결해줄 수 있습니다.

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🗂️ 기존 방식의 한계

• SharePoint, 사내 드라이브, 이메일에 자료가 흩어져 있음
• 파일명, 작성자, 날짜로만 검색하니 정확히 못 찾음
• 문서를 열어야 내용을 파악할 수 있음
• 오래된 문서/중복된 자료 혼재 → 신뢰성 문제

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🤖 GPT를 활용한 문서 검색 자동화란?

GPT + 벡터 DB 기술을 활용해,
문서 내용을 인덱싱하고 자연어 질문에 기반해 내용 요약·추출·질의응답이 가능한 시스템입니다.

💡 어떻게 작동하나요?

1. 사내 문서를 자동 수집 (PDF, Word, PPT, 텍스트 등)
2. 각 문서를 벡터화 (문맥 기반 인덱싱)
3. 사용자 질문 → 유사 문서/문단 검색
4. GPT가 해당 내용을 기반으로 요약 및 응답

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🧰 어떤 기술이 쓰이나요?

구성 요소설명

문서 수집	SharePoint, Google Drive, NAS, 이메일 첨부 등에서 파일 수집
텍스트 추출	PDF parser, docx reader, OCR 등
벡터화	OpenAI Embedding, Cohere, HuggingFace
검색 인프라	Pinecone, Weaviate, FAISS 등
응답 처리	GPT-4, Claude, Mistral 등 대형 언어 모델

 

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🔍 사용자 입장에서는 이렇게 보입니다

• 질문: “2023년 4월 이후 개정된 품질 SOP 알려줘”
• 답변:
• “총 5건의 변경 사항이 있습니다. 가장 최근 문서는 [SOP-214]이며, 변경 요점은 다음과 같습니다...”
• 질문: “신입 사원 교육 절차 요약해줘”
• 답변:
• “교육은 입사일 기준 5일 이내 완료. 필수 교육 3개, 선택 교육 1개. 교육 완료 보고는 HR-Form-13 사용.”

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🎯 어디에 활용하면 좋을까요?

부서활용 예시

품질팀	SOP 변경 이력 검색 및 설명
인사팀	사내 규정, 연차/휴가 정책 자동 설명
경영기획	회사 연혁, 사업보고서 요약
마케팅	광고 심의 기준 안내
고객응대팀	FAQ 문서 기반 GPT 응대 시스템

 

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🎨 오늘의 네컷만화: 문서 찾기, 이젠 GPT에게

1. 직원: “이 양식 어디에 있는지 몰라서 또 물어봤어…”
2. 동료: “GPT 챗봇에 그냥 물어봐, 문서 요약도 해줘.”
3. GPT가 관련 문서와 요약을 자동으로 제시
4. 직원: “이젠 문서 탐색이 아니라 ‘대화’로 끝났어!”

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마무리하며

문서가 많아질수록, 그 안의 지식은 ‘깊숙이 묻히게’ 됩니다.
GPT 기반 문서 검색 시스템은 단순한 파일 찾기가 아니라,
정보를 꺼내어 ‘이해 가능한 언어’로 바꿔주는 도구입니다.
지식이 쌓이는 만큼, 접근하는 방식도 바뀌어야 합니다.
이제는 문서 대신 GPT에게 물어보세요.

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🏷️ 태그

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