[AI] 이메일 자동화, 생각보다 쉽습니다

하루코딩이 정리한 AI 이메일 템플릿 활용법

안녕하세요, 하루코딩입니다.
요즘 GPT를 활용해 문서를 요약하고 보고서를 쓰는 사람들은 많아졌죠.
그런데 아직도 많은 분들이 **‘이메일 자동화’**는 시도하지 않습니다.

“글쎄… 메일은 사람마다 다르잖아요.”
“톤이 어색할까 봐…”

저도 그렇게 생각했지만,
몇 가지 패턴과 템플릿을 설정하자
반복적인 이메일은 GPT가 80% 이상 자동으로 써주게 됐습니다.

오늘은 그 실전 전략을 공유드립니다.

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1. 반복되는 이메일은 거의 ‘양식화’돼 있다

회사 생활을 하다 보면 아래와 같은 메일을 자주 씁니다:

• 보고 메일
• 자료 요청 메일
• 일정 조율 메일
• 정중한 거절 메일
• 회신 유도 메일

이메일은 매번 다르게 보여도,
실은 패턴화된 양식을 반복하는 경우가 대부분입니다.

👉 그래서 프롬프트만 정리해두면,
GPT가 거의 ‘자동 응답기’처럼 작동할 수 있습니다.

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2. 이메일 자동화 기본 프롬프트 구조

GPT에게 메일을 요청할 땐 아래처럼 구성하세요:

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1. 메일 목적: 보고 / 요청 / 사과 등 2. 수신자 성격: 상사 / 동료 / 외부 등 3. 전달할 핵심 내용 4. 어조: 정중하게 / 간단하게 / 설득력 있게 5. 메일 길이: 5줄 내외 / 상세히 등

예시:

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회의 일정 조율 메일 작성해줘. 상대는 외부 파트너이고, 일정은 다음 주 화~목 중 협의하고 싶어. 정중하고, 너무 딱딱하지 않게. 5줄 이내면 좋겠어.

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3. 상황별 이메일 템플릿 예시

상황프롬프트 예시

자료 요청	“상대가 동료이고, 필요한 자료는 2023년 제품 불량률 보고서야. 예의 바르게, 최대한 빠르게 요청하고 싶어.”
일정 조율	“외부와 회의 일정 조율 중이야. 6/25~27 중 가능한 날짜를 물어보고 싶어. 간결하고 정중하게 써줘.”
결과 보고	“이번 주 QA 테스트 결과를 상사에게 보고하려고 해. 요점 위주로 보고 메일 작성해줘.”
업무 지연 안내	“업무 지연을 정중히 안내하고 싶어. 다음주 금요일까지는 완료 가능하다고 전달해줘.”

 

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4. 자주 쓰는 이메일은 ‘템플릿 저장’ 추천

GPT에 아래처럼 말하면, 매번 빠르게 메일 초안을 만들 수 있습니다:

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“이건 자주 쓰는 메일이야. 다음에 또 쓸 수 있도록 프롬프트 템플릿 만들어줘.”

GPT가 그 상황에 맞는 틀을 만들어주고,
다음엔 **“템플릿 불러와서 이번 상황으로 바꿔줘”**라고만 해도 OK!

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5. 이메일 마무리 멘트도 자동화 가능

GPT는 이메일의 말미도 자연스럽게 정리해줍니다.

예시:

“메일 말미에 상대에게 부담 없게 회신 유도하는 문장도 함께 넣어줘.”

👉 결과:

"편하신 시간에 회신 주시면 감사하겠습니다."
"혹시 추가 자료가 필요하시면 언제든 말씀해주세요."

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마무리: 이메일 쓰기에도 체력이 든다

이메일 작성은 작아 보이지만 은근히 에너지와 시간이 많이 드는 업무입니다.
GPT를 활용하면, 이걸 절반 이하로 줄일 수 있습니다.

하루코딩은 이렇게 생각합니다:

“중요한 건 메일 내용이지,
메일을 타이핑하는 속도가 아니다.”